NOTĂ DE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE (Cod 14-3-1A)

   1. a) Serveşte ca:

   - document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;

   - document justificativ pentru încărcare în gestiune;

- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

   b) Se foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul:

   - bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

   - bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

   - bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

   - bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;

   - bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie;

   - mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ de vânzare.

   c) În alte cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de însoţire a mărfii etc.).

   2. Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii.

Datele de pe verso formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie.

   3. Circulă:

   - la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate (toate exemplarele);

   - la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii);

   - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

   4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

   5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

   - denumirea unităţii;

   - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

   - numărul facturii/avizului de însoţire al mărfii etc., după caz;

   - numărul curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform documentelor însoţitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie şi valoarea, după caz;

   - numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei de recepţie, în condiţiile în care se face recepţia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului în situaţia în care apar diferenţe;

   - preţul de vânzare şi valoarea la preţ de vânzare, după caz, pentru unităţile cu amănuntul.

În condiţiile în care nu se înscriu datele valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, este obligatoriu ca aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.